Vòng tròn Deming PDCA và ứng dụng trong thực tế



  • PDCA là gì? 🌠

    PDCA - Viết tắt của Plan- Do - Check - Action, Thường gọi là vòng tròn Deaming, hay chu trình quản lý PDCA.

    Điều quan trong của quản lý là sự quay đều của vong tròn quản lý (Deming cycle)

    pdca-cai-tien-lien-tuc

    ** Continous Improvement - Cải tiến liên tục

    P (Plan) – Kế hoạch

    Nghĩa là trước khi bắt đầu công việc bạn phải chỉ rõ được mục đích ,đưa ra được cụ thể các phương pháp trình tự để đạt được mục đích đó.
    Hoặc trước khi mở đầu một công việc, một hoạt động phải dự tính những vấn đề có thể gặp phải và phải bắt tay loại bỏ những trở ngại đó.

    D ( Do) – Thực hiện

    Nghĩa là phải thông báo kế hoạch cho tất cả các cá nhân liên quan, cần thiết phải tổ chức chỉ đạo thực hiện.
    Điều quan trọng là phải tuân thủ chính xác kế hoạch, yêu cầu cá nhân liên quan cũng phải tuân thủ kế hoạch.

    C (Check) – Kiểm tra

    Nghĩa là kiểm tra kết quả đạt được, nắm bắt thực lực , phán đoán xem công việc có được triển khai theo đúng kế hoạch hay không , nếu không đúng phải thảo luận tìm ra nguyên nhân cản trở.

    A (Action) – Hành động

    Nghĩa là xác nhận nguyên nhân tác động không đạt kế hoạch , dựa vào đó đưa ra cải tiến cần thiết.
    Điều quan trọng hơn cả là trong “Hành động” là để các vấn đè tương tự không xảy ra nữa. Cần lập bảng tiêu chuẩn thao tác (OPS) khống chế chống tái phát.

    Ứng dụng PDCA trong thực tế

    1. PDCA trong cách ra mệnh lệnh 👨‍⚖️ 👨‍⚖️

    pdca-trong-cach-ra-menh-lenh

    Plan

    ① Nắm bắt và tổng hợp hiện trạng
    • Bối cảnh, môi trường, điều kiện tổng thể và thực trạng trong quá khứ
    • Nắm bắt hiện trạng các hạng mục liên quan(doanh nghiệp, bộ phận, khả năng làm việc, cá nhân
    ② Xác nhận các hạng mục mệnh lệnh
    • Xác nhận mục đích, phương châm (mục tiêu, giải pháp, kế hoạch thực hiện)
    • Xác nhận story
    ③ Thảo luận và xác nhận đối tượng ra mệnh lệnh, phương pháp, thời gian, địa điểm

    Do

    ① Truyền đạt mục tiêu, mục đích, giải pháp cùng với bối cảnh và cách suy nghĩ
    • Hiển thị rõ trong phương châm và bảng kế hoạch
    • Hiển thị rõ trong bảng tiêu chuẩn thao tác, quy định phân chia công việc và quy định quản lý
    ② Các hạng mục lưu ý khi ra mệnh lệnh
    • Ra mệnh lệnh thống nhất trước sau như một
    • Xác nhận mục đích, mục tiêu (hạng mục mục tiêu, giá trị mục tiêu, kì hạn hoàn thành mục tiêu)
    • Tuỳ từng đối tượng ra mệnh lệnh sao cho dễ hiểu, cụ thể
    • Chỉ ra được mức độ quan trọng, khẩn cấp trong mệnh lệnh(điều chỉnh so với mệnh lệnh trước đó)
    • Lập phương pháp ra mệnh lệnh phù hợp (truyền đạt bằng văn bản, tiêu chuẩn trong công ty, sách hướng dẫn, VTR,
    bằng lời, họp, họp đầu giờ)
    • Ra mệnh lệnh đúng nơi, đúng chỗ
    • Không chú ý đến hệ thống mệnh lệnh

    Check

    ① Xác nhận xem đã truyền đạt chính xác hay chưa (đã nhắc lại nội dung, đã ghi chép, lập kế hoạch hay chưa)
    ② Xác nhận tình trạng thực hiện, nhận báo cáo(đã đạt được mục tiêu, mục đích chưa, có thực hiện theo chỉ thị hay không?)

    Action

    ① Nếu hoàn thành mục tiêu, mục đích rồi thì phải tiếp tục duy trì và nâng cao(quán triệt việc tiêu chuẩn hoá và tiến hành cải tiến rộng khắp)
    ② Nếu không hoàn thành mục đích, mục tiêu thì phải lập đối sách lâu dài và lập kế hoạch cải tiến cách ra mệnh lệnh

    2. PDCA trong cách báo cáo 🙍‍♂️ 🙍‍♂️

    PDCA-trong-cach-bao-cao

    Plan

    ① Xác nhận tình trạng tiến hành trước đó và các hạng mục mệnh lệnh

    • Tập hợp riêng những người có trách nhiệm thực hiện các hạng mục quản lý phương châm, các hạng mục quản lý hàng ngày
    • Tập hợp các chỉ thị theo thứ tự ưu tiên và phân loại các hạng mục quan trọng
      ② Chỉ thị tiến hành trước các công việc hàng ngày (tháng,10 ngày,tuần, ngày) và chỉ đạo đi tuần tra phân xưởng.
      Chỉ thị
      ③ Tập hợp nội dung báo cáo theo 5W1H

    Do

    ① Báo cáo các hạng mục được yêu cầu báo cáo
    ② Hạng mục lưu ý tương ứng với báo cáo

    • Có báo cáo đúng theo mục đích báo cáo không?
    • Quản lý bất thường có thích hợp hay không?
    • Báo cáo đã đầy đủ chưa?
    • Liên lạc đã đầy đủ chưa?
    • Địa điểm và thời gian có thích hợp không?
    • Phương pháp (văn bản, lời, biểu đồ…) có thích hợp không?
    • Hạng mục báo cáo có phù hợp không?
      Không chỉ nói mà tự bản thân mình phải đưa ra được kết luận,các hạng mục đối sách và phải tự lý giải được vấn đề đó.

    Check

    ① Xác nhận có báo cáo đúng thời gian hay không
    ② Có xử lý các hạng mục báo cáo thích hợp kết hợp với việc đưa ra đối sách hay không?
    ③ Có tình trạng như: bỏ sót các hạng mục báo cáo, báo cáo thừa hay lệch thời gian hay không?

    Action

    ① Nếu báo cáo đạt được mục tiêu và mục đích thì cần phải duy trì và nâng cao hơn nữa.
    ② Nếu không đạt được mục tiêu, mục đích thì phải thay đổi lại mệnh lệnh và sớm đưa ra mệnh lệnh mới.